Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: LVI-Union Oy
Y-tunnus: 2715530-1
Osoite: Telekatu 1, 20360 Turku
Vastuuhenkilö: Mika Wahlstén
Sähköposti: mika.wahlsten@lvi-union.fi
Puhelin: 0400 112 301

Rekisterinpitäjä ei ole nimennyt erillistä tietosuojavastaavaa, koska toiminnan laajuus ei sitä tietosuoja-asetuksen mukaan edellytä.

2. Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen asiakassuhteeseen
• Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, kuten kirjanpitolain mukainen tositteiden säilyttäminen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat:

• Yhteydenottojen ja asiakaspalvelun käsittely
• Tarjousten laatiminen ja työn suunnittelu
• Asiakassuhteen hoitaminen ja viestintä
• Sovitun työn toteuttaminen sekä takuu- ja reklamaatioasioiden selvittäminen
• Laskutus ja kirjanpito

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin. Rekisterinpitäjä ei tee suoramarkkinointia eikä myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään
• Sivuston yhteydenottolomake
• Sähköpostit, puhelut ja muu viestintä
• Työn yhteydessä kohteessa kerätyt tiedot, kuten laitetiedot ja tehdyt toimenpiteet

Rekisterinpitäjä ei osta yhteystietoja ulkopuolisista rekistereistä eikä kerää tietoja kävijäseurannan avulla. Sivustolla ei ole käytössä analytiikkatyökaluja.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Yhteydenottolomakkeella käsitellään seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Postinumero (vapaaehtoinen)
• Tieto siitä, mitä palvelua yhteydenotto koskee
• Viestin sisältö ja siinä itse kerrotut tiedot
• Tieto annetusta suostumuksesta yhteydenottoon

Asiakassuhteen aikana käsitellään lisäksi:

• Kohteen osoite ja tiedot kohteesta
• Laitetiedot, kuten merkki, malli ja sarjanumero
• Tehdyt työt, käytetyt tarvikkeet ja huoltohistoria
• Laskutus- ja maksutiedot

Rekisteröityä pyydetään olemaan lähettämättä lomakkeella arkaluonteisia tietoja, henkilötunnusta tai tilinumeroa. Niitä ei tarvita yhteydenottovaiheessa.

6. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Rekisterinpitäjä käyttää luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän puolesta käsittelysopimuksen nojalla ja joilla voi olla pääsy tietoihin:

• Formspree (Formspree Inc., Yhdysvallat) — välittää yhteydenottolomakkeella lähetetyn viestin rekisterinpitäjän sähköpostiin
• Vercel (Vercel Inc., Yhdysvallat) — verkkosivuston tekninen alusta ja palvelintila
• Hostingpalvelu.fi (Suomi) — verkkotunnus, nimipalvelu ja sähköpostipalvelu
• Tilitoimisto — laskutus ja kirjanpito

Tietoja voidaan lisäksi lain vaatimuksesta luovuttaa esimerkiksi viranomaisille.

7. Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Osa rekisterinpitäjän käyttämistä palveluista on yhdysvaltalaisia, joten henkilötietoja siirtyy EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle seuraavasti:

• Formspree — kun rekisteröity lähettää yhteydenottolomakkeen, viestin tiedot kulkevat palvelun palvelimien kautta rekisterinpitäjän sähköpostiin.
• Vercel — verkkosivusto sijaitsee palvelun alustalla, jonka lokitiedostoihin tallentuu teknisiä tietoja, kuten kävijän IP-osoite.

Siirrot perustuvat EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin sekä EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework).

Rekisteröity voi halutessaan välttää lomakkeeseen liittyvän siirron ottamalla yhteyttä suoraan puhelimitse tai sähköpostilla lomakkeen sijaan.

Verkkotunnus, nimipalvelu ja sähköposti ovat suomalaisella palveluntarjoajalla, eikä niiden osalta tietoja siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää tähän asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Verkkosivusto ja yhteydenottolomake käyttävät salattua HTTPS-yhteyttä. Sähköpostit ja asiakastiedot ovat salasanasuojatuilla ja säännöllisesti päivitettävillä laitteilla, joihin on pääsy vain niillä, jotka tietoja työssään tarvitsevat. Mahdolliset paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

9. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee yhteydenottoihin liittyviä henkilötietoja 12 kuukauden ajan. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot kuukauden kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi. Tällaisia ovat esimerkiksi laskutus- ja kirjanpitoaineisto, jota kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään, sekä tiedot, joita tarvitaan takuu- tai reklamaatioasian selvittämiseen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
2. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
3. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos:

1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeuksien käyttäminen

Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä varmistaa rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista ja vastaa pyyntöön kuukauden kuluessa. Pyyntö on maksuton.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi). Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

11. Evästeet ja sivuston tekniset tiedot

Sivusto ei aseta evästeitä eikä seuraa kävijöitä. Sivustolla ei ole käytössä kävijäseurantaa eikä mainosverkkojen seurantatyökaluja. Kirjasimet ladataan rekisterinpitäjän omalta palvelimelta, joten niitä ei haeta ulkopuolisilta palveluilta.

Yhteystiedot-sivulla on upotettu kartta OpenStreetMapista. Kartan latautuessa selain ottaa yhteyden osoitteeseen openstreetmap.org, jolloin sille välittyy kävijän IP-osoite. Kartta ei aseta evästeitä. Kolmannen osapuolen sisällön voi halutessaan estää selaimen asetuksista.

Sivuston alustan (Vercel) lokitiedostoihin tallentuu teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, ajankohta ja selaimen tyyppi. Näitä tietoja käytetään vain sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen. Ne eivät ole kävijäseurantaa, eikä rekisterinpitäjä yhdistä niitä muihin henkilötietoihin.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Rekisterinpitäjä päivittää selostetta, jos palvelut tai käytettävät järjestelmät muuttuvat. Uusin versio on aina tällä sivulla, ja päivityspäivä näkyy sivun yläreunassa.